Règlement

Règlement d’instruction des dossiers de demande d’aide

Conformément à l’article L. 324-17 du CPI, la Sofia doit utiliser 25 % des sommes provenant de la rémunération pour copie privée à des actions d’aide à la création, à la formation et à l’éducation artistique et culturelle.

Le présent règlement définit les modalités d’attribution de ces aides.

1 – éligibilité des demandes

Le soutien de la Sofia ne peut concerner que des actions qui ressortent exclusivement du domaine du livre. Il peut s’agir d’actions d’aide à la création et à la diffusion des œuvres, en particulier les salons, festivals et rencontres littéraires, d’actions de défense, de promotion et d’information engagées dans l’intérêt des auteurs, des éditeurs et du livre, d’actions d’aide au développement de l’éducation artistique et culturelle autour du livre et de la lecture, en priorité pour les publics les plus jeunes ou les plus éloignés de la culture, ou encore d’actions de formation ou de professionnalisation des acteurs de la chaîne du livre.

Au regard des priorités définies par le Conseil d’administration de la Sofia, les aides à la création bénéficient très majoritairement aux organisateurs de manifestations littéraires (salons, festivals, rencontres…), sur l’ensemble du territoire et pour l’ensemble des secteurs de l’édition (romans, nouvelles, bande dessinée, jeunesse, histoire, essais, polar, fantastique, poésie, théâtre…). Ces actions contribuent à renforcer la présence des livres et des auteurs sur tout le territoire et à favoriser la rencontre du plus grand nombre avec les œuvres. Elles sont également un soutien constant au développement de la lecture et de l’éducation artistique et culturelle (EAC).

Certaines actions visent également plus particulièrement la défense et la promotion du droit d’auteur et des intérêts de l’ensemble des acteurs de la chaîne du livre. Elles sont le plus souvent à l’initiative des organisations représentatives des auteurs, des éditeurs, des libraires ou des bibliothécaires.

Les conditions d’accès au soutien de la Sofia sont fondées sur des critères équitables. Elles ont été déterminées par le Conseil d’administration en tenant compte des dispositions du Code de la propriété intellectuelle et des recommandations du ministère de la Culture et de la Commission de contrôle des organismes de gestion collective.

Le Conseil d’administration a de surcroît déterminé au fil des années les orientations plus spécifiques de l’intervention de la Sofia au titre de l’action artistique et culturelle.

S’agissant des manifestations littéraires, seuls les salons, festivals ou rencontres intégrant lectures, présentations, ateliers, débats ou conférences sont soutenus, ce qui exclue notamment les marchés ou foires commerciales du livre. La rémunération des auteurs intervenant lors de ces manifestations, selon des critères et des barèmes définis avec le Centre national du livre et les associations d’auteurs, est une condition absolue d’attribution. La grille des tarifs minimum de rémunération des auteurs est consultable sur le site www.la-sofiaactionculturelle.org. Les actions de promotion en faveur d’un seul auteur, d’une seule maison d’édition, marque ou collection éditoriale s’y rattachant, ou d’une seule librairie sont également exclues.

Les demandes concernant les prix ne peuvent être déposées que si elles sont accompagnées de rencontres entre les auteurs et le public, ateliers dans les classes, etc.

Les résidences d’auteur ou programmes de résidence ne peuvent pas bénéficier du soutien de la Sofia.

Les aides de la Sofia ne peuvent pas être directement accordées à l’état ou à des collectivités territoriales. Elles ne sont envisageables que si le projet est porté par une association.

Sauf exception, la Sofia ne peut porter son soutien aux émanations locales d’une fédération nationale.

2 – Dépôt et instruction des demandes

Une procédure de dépôt en ligne des dossiers de demande d’aide est directement accessible sur le site www.la-sofiaactionculturelle.org. Seuls les dossiers déposés sur ce site seront étudiés par la Sofia. Aucun dossier papier n’est accepté.

Le porteur de projet doit fournir lors de ce dépôt toutes les pièces demandées à l’appui de sa demande, en particulier : lettre de demande, présentation de l’action et budget prévisionnel de l’action. S’il s’agit d’une nouvelle demande pour un dossier précédemment soutenu, les éléments de bilan de la bonne utilisation de l’aide précédente doivent également être joints (bilan d’activité, rapport moral et financier, compte d’emploi des rémunérations des auteurs). Aucun dossier incomplet ne pourra être examiné.

Un calendrier de dépôt des demandes figure sur le site de la Sofia. Il indique les dates limites de dépôt des dossiers en fonction de la période à laquelle se déroule l’action qui fait l’objet de la demande. Seuls les dossiers déposés avant la date limite seront étudiés. Les porteurs de projet ont toutefois la possibilité de modifier ou de compléter les éléments d’un dossier, postérieurement à son dépôt, jusqu’à la date d’affectation à une commission par la Sofia.

Date de début des actions

Date limite de dépôt des dossiers

Janvier / Février / Mars

30 septembre de l’année précédente

Avril / Mai / Juin

1er novembre de l’année précédente

Juillet / Août / Septembre

1er février de l’année courante

Octobre / Novembre / Décembre

15 avril de l’année courante

Par délégation du Conseil d’administration, il appartient à la Commission d’attribution des aides, composée d’administrateurs issus du Conseil restreint et de membres associés indépendants des instances dirigeantes de la Sofia, d’examiner les dossiers de demande d’aide, de vérifier que ces dossiers remplissent les conditions d’éligibilité et répondent aux orientations de la Sofia, de statuer favorablement ou non sur la demande et de déterminer, le cas échéant, le montant alloué.

Il est rappelé que lorsqu’un administrateur est directement ou indirectement impliqué dans la direction d’une action culturelle, il n’est pas habilité à présenter lui-même son dossier en séance et qu’il n’est donc présent ni lors des débats ni lors du vote.

Qui plus est, si une aide est accordée à l’action considérée, elle fait l’objet de la signature d’une convention réglementée avec l’organisme bénéficiaire. Le Commissaire aux comptes de la Sofia établit par ailleurs un rapport spécial sur ces conventions réglementées, rapport spécial qui est inclus dans le rapport de transparence de la Sofia.

Les raisons d’un éventuel refus sont motivées au regard de ces critères d’éligibilité. La Sofia reste toutefois souveraine sur le choix d’attribuer ou non une aide, en raison notamment de ses priorités et de ses disponibilités budgétaires.

3 – Attribution des aides et modalités de publicité

Aucune action ne peut être soutenue pour un montant d’aide supérieur à 50% du budget total présenté. Une exception à ce principe reste possible, au cas par cas, pour les actions de formation et les actions de défense, de promotion et d’information engagées dans l’intérêt des auteurs, des éditeurs et du livre.

Aucune aide allouée une année ne crée de droit automatique à renouvellement du soutien pour les années suivantes.

Toute aide allouée fait l’objet d’une convention entre la Sofia et le bénéficiaire. Cette convention prévoit les conditions d’utilisation du concours apporté ainsi que celles dans lesquelles le bénéficiaire communique à la Sofia les éléments permettant de justifier que l’aide est utilisée conformément à sa destination. Le bénéficiaire s’engage ainsi à fournir le bilan moral et financier (budget réalisé) de l’action réalisé, ainsi que le détail des rémunérations des auteurs invités. En l’absence de ces pièces, le porteur ne pourra pas déposer une nouvelle demande auprès de la Sofia. La convention prévoit également les obligations du bénéficiaire en termes de communication quant au soutien de la Sofia, a minima la présence du logo de Sofia sur tout support de communication (programme, affiches, invitations…) et la présence, sur le site du bénéficiaire, du logo actif de la Sofia renvoyant sur le site institutionnel de la Sofia,

La Sofia établit, dans le cadre de son rapport de transparence annuel, un rapport spécial portant sur l’utilisation de ces sommes. Ce dernier est soumis au vote de l’Assemblée générale de la Sofia, publié sur le site de la Sofia et adressé au ministre chargé de la culture et à la Commission de contrôle des organismes de gestion collective.

Une base de données numérique unique (www.aidescreation.org) recense par ailleurs, pour l’ensemble des organismes de gestion collective, les noms des bénéficiaires et le montant des sommes attribuées.

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